Anrufe tätigen und dokumentieren

Anrufe in Set2Sell Cockpit

Die integrierte Telefonie ermöglicht es dir, Kontakte direkt aus dem CRM anzurufen und jeden Anruf lückenlos zu dokumentieren. So gehen keine Informationen verloren und du hast jederzeit Zugriff auf die komplette Kommunikationshistorie eines Deals.

Anruf starten

Es gibt drei Möglichkeiten, einen Anruf zu starten:

1. Aus dem Deal-Drawer:

1. Klicke auf einen Deal in der Pipeline, um den Deal-Drawer zu öffnen.
2. Klicke auf den grünen Telefon-Button neben der Telefonnummer.
3. Der Anruf wird sofort über deinen Browser gestartet.

2. Direkt von der Deal-Card:

1. Fahre mit der Maus über eine Deal-Card in der Pipeline.
2. Es erscheint ein Telefon-Icon auf der Card.
3. Klicke darauf, um den Anruf zu starten.

3. Über Smart Views oder Suchergebnisse:

1. Auch in Listen-Ansichten (Smart Views) kannst du Deals direkt anrufen.
2. Klicke auf das Telefon-Icon in der jeweiligen Zeile.

Das Call-Panel

Sobald ein Anruf aktiv ist, erscheint das Call-Panel am unteren Bildschirmrand. Es zeigt:

• Timer: Echtzeit-Anzeige der Gesprächsdauer
• Kontaktinfo: Name der Kontaktperson und Firmenname
• Steuerungselemente:
  • Stummschalten (Mikrofon-Icon): Schaltet dein Mikrofon aus, der Kontakt hört dich nicht mehr
  • Auflegen (roter Button): Beendet den Anruf
• Deal-Popup: Klicke auf den Deal-Namen, um schnell die Deal-Details einzusehen, ohne das Gespräch zu unterbrechen

Anruf dokumentieren

Nach dem Auflegen öffnet sich automatisch der Dokumentationsdialog. Hier kannst du den Anruf festhalten:

Schritt 1: Ergebnis wählen

Wähle aus, was beim Anruf passiert ist:

• Erreicht: Kontakt war am Telefon, Gespräch hat stattgefunden
• Nicht erreicht: Niemand hat abgenommen
• Mailbox: Anrufbeantworter/Mailbox erreicht
• Falsche Nummer: Nummer ist nicht korrekt oder nicht mehr vergeben
• Rückruf gewünscht: Kontakt hat um Rückruf gebeten

Schritt 2: Notizen hinterlegen

Halte die wichtigsten Punkte des Gesprächs fest:

• Was wurde besprochen?
• Welche Fragen oder Einwände hatte der Kontakt?
• Was wurde vereinbart?
• Gibt es einen konkreten nächsten Schritt?

Schritt 3: Nächste Aktion festlegen

• Status ändern: Verschiebe den Deal in die passende Stufe (z.B. von „Offen" nach „Termin", wenn ein Termin vereinbart wurde).
• Wiedervorlage setzen: Plane den nächsten Anruf oder Follow-up mit Datum und Uhrzeit.

Anrufhistorie einsehen

Jeder Anruf wird automatisch als Aktivität im Deal gespeichert. Im Deal-Drawer → Aktivitäten siehst du:

• Datum und Uhrzeit des Anrufs
• Dauer des Gesprächs
• Ergebnis (Erreicht, Mailbox, etc.)
• Notizen, die du nach dem Anruf hinterlegt hast
• Wer angerufen hat (bei Team-Nutzung)

Anruf-Workflows

Kaltakquise-Workflow:

1. Öffne die Pipeline-Stufe „Offen"
2. Arbeite die Deals von oben nach unten ab
3. Rufe jeden Kontakt an
4. Dokumentiere sofort nach dem Gespräch
5. Setze eine Wiedervorlage für Nicht-Erreichte
6. Verschiebe erfolgreiche Gespräche nach „Termin"

Follow-up-Workflow:

1. Nutze die Smart View „Heute nachfassen" (oder erstelle eine)
2. Rufe alle Deals mit heutiger Wiedervorlage an
3. Aktualisiere den Status nach jedem Gespräch
4. Setze neue Wiedervorlagen für offene Punkte

Qualität verbessern

• Vor dem Anruf: Lies die bisherigen Notizen und Aktivitäten durch. So weißt du, was beim letzten Kontakt besprochen wurde.
• Während des Anrufs: Nutze das Deal-Popup im Call-Panel, um schnell auf Informationen zuzugreifen.
• Nach dem Anruf: Dokumentiere sofort. Je frischer die Erinnerung, desto wertvoller die Notizen.
• Regelmäßigkeit: Plane feste Telefonzeiten ein. Konzentriertes Telefonieren ist produktiver als sporadische Anrufe.